Pla estratègic del Servei d'Arxiu i Gestió Documental

El Servei d’Arxiu i Gestió documental és un servei públic especialitzat en la gestió, tractament, custòdia, divulgació i accés dels documents públics i dels privats dels quals en té responsabilitat. A més, gestiona les eines i polítiques del Sistema de Gestió Documental corporativa de l'Ajuntament i el desenvolupament de l'Administració Electrònica amb projectes singulars lligats amb els processos, tramitacions i gestió de les dades.

Al Pla estratègic i les corresponents memòries, així com a la Carta de Serveis, s’indica la missió, visió i valors.

Àmbits de servei

El Servei d'Arxiu i Gestió documental està estructurat en els àmbits – línies de serveis següents:

Línia de Serveis – Àmbit 1: Administració del servei

• Processos interns de control i de suport que tenen la finalitat de gestionar el servei i les instal·lacions, com ara la gestió del personal, pressupost, instal·lacions i planificació i gestió de la qualitat.

Línia de Serveis – Àmbit 2: Gestió dels fons documentals

• Serveis adreçats a usuaris interns: transferències ordinàries de documents des de les unitats de gestió.
• Processos que tenen per la finalitat la gestió del fons documental: transferències de documents electrònics,
• Tractament arxivístic de documents.
• Instruments de descripció de l’Arxiu i avaluació documental.

Línia de Serveis – Àmbit 3: Sistema de gestió documental corporatiu

• Serveis adreçats a usuaris interns: manteniment de processos i gestió documental al gestor documental i assessorament i suport per a la gestió documental de les unitats departamentals, actuacions singulars per la gestió de documents i dades.
• Processos interns de gestió documental: polítiques i eines de gestió documental, seguiment de la gestió electrònica, gestió de circuits administratius, plantilles de documents, formularis i definició de tràmits i gestions.

Línia de Serveis – Àmbit 4: Gestió de l’accés als documents

• Serveis adreçats als usuaris interns i externs: consultes i préstec d’ordre intern, consulta i reproducció de documents de l’arxiu.

Línia de Serveis - Àmbit 5: Protecció, difusió i recerca

• Serveis adreçats a la ciutadania: visites guiades, conferències i mostres documentals.
• Processos vinculats amb la recerca, la gestió de l’ingrés de fons documentals, projecte Arxiu en Línia i difusió.

Objectius estratègics

El Servei d’Arxiu i Gestió documental té marcats tres objectius estratègics d’acord amb el Pla Estratègic, concretant-se aquest en objectius operatius i actuacions anuals. Aquests objectius estratègics impacten en el conjunt de línies de serveis (o àmbits d’actuació) i els serveis que ofereix i activitats:

• Millorar la qualitat dels serveis que es presten: impacta de forma transversal sobre tots els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental i els processos interns.
• Racionalitzar les eines tecnològiques: vincula el conjunt d’eines tecnològiques que empra el Servei a efectes d’optimitzar els recursos.
• Promoure un canvi cultural corporatiu en la gestió documental: es concreta amb els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental als usuaris interns.